Pourquoi passer à la facture électronique ?
Depuis 2020, toutes les entreprises titulaires d’un marché public doivent transmettre leurs factures sous forme électronique à leurs clients du secteur public : état, collectivités territoriales, établissements publics, etc.
Alors que les factures papiers sont encore très largement utilisées par les entreprises dans leurs échanges (leur nombre est estimé entre 2 et 3 milliards par an), à compter de 2024 et au plus tard au 1er janvier 2026, la dématérialisation des factures sera généralisée au secteur privé et obligatoire pour toutes les entreprises.
Vous avez tout à gagner à moderniser votre entreprise et prendre de l’avance sur la réglementation à venir et c’est pourquoi Stratow peut vous accompagner vers ce changement !
Vos attentes
Que ce soit côté comptabilité fournisseur ou comptabilité clients chez le fournisseur, chacun à ses attentes pour moderniser ses flux de traitement de factures.
Les attentes des comptabilités fournisseurs :
Fin du papier : Ne plus manipuler le papier, ne plus scanner et archiver physiquement
Connectivité : Mobiliser rapidement les documents numériques et les informations d’ERP
Traçabilité : Prendre des décisions plus tracées avec le bon contexte transactionnel
Gain de temps : Perdre moins de temps au téléphone avec les fournisseurs
Les attentes des comptabilités clients chez les fournisseurs :
Bon de commande : Récupérer facilement des copies des bons de commande sans avoir à les scanner et les archiver
Envoi simplifié : Diffuser rapidement et simplement les factures aux clients
Suivi de traitement : Disposer en autonome de la bonne information sur l’acceptation et le paiement des factures
Appels utiles : Traiter rapidement les écarts avec ses clients
Les apports de Stratow Invoice
Avec Stratow, optez pour la solution de dématérialisation la plus complète et économique du marché, et partagez facilement vos documents, datas et interactions avec nos portails web !
Certifié par la norme NF 461 auprès de l’AFNOR comme « Tiers-Archiveur à valeur probante », Stratow offre des solutions de centralisation et de mise à disposition ultra-rapide et sécurisée de toutes vos archives pour leur durée légale de conservation.
Notre module Stratow Invoice permet la gestion des factures fournisseurs, de leur import jusqu’au bon à payer.
Nous mettons à la disposition de vos fournisseurs, un portail web habillé à vos couleurs, qui leur permet de suivre l’état de traitement de leurs factures chez vous. Ce portail leur permet également de déposer leurs factures en PDF (simple ou Factur-X), ainsi que de voir les bons de commande de leur client.
En interne, vous aurez également accès à un portail web à vos couleurs, afin de vous permettre le traitement des factures fournisseurs via un workflow et des actions. Suivant vos droits, vous aurez la possibilité de voir et de faire plus ou moins d’actions sur les factures au cours des étapes du workflow mis en place.
Ce module de gestion des factures fournisseurs, Stratow Invoice, vous permet :
Un gain de temps,
Une traçabilité,
Une sécurité,
Un archivage à valeur probante certifiée,
Une simplification du flux de traitement,
Une réduction de 70% des appels entrant des fournisseurs
Fonctionnement du workflow de traitement des factures
Le workflow de bons à payer mise en place dans Stratow Invoice est très simple.
Les étapes sont les suivantes :
Réception et archivage : Les factures arrivent dans Stratow via 3 voies possibles : scan, mail ou import via le portail. Avec la réforme de la facturation électronique, les factures françaises ne passeront plus par ces 3 voies d’accès mais seront directement envoyées à Stratow via la PPF (Plateforme Public de Facturation) ou via des PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Les autres modes d’imports (scan, mail et portail) devront tout de même être gardé pour les factures provenant de l’étranger. Toutes les factures sont archivées dès leur réception, peu importe leur mode d’import.
Capture et extraction : Suivant le format des factures reçues, celles-ci vont suivre des extractions différentes. Pour les factures reçues en PDF simple, elles seront envoyées dans notre OCR ReadSoft Online ou Recital afin que ces derniers fassent de l’extraction de caractères sur chaque facture. Pour les factures reçues en Factur-X, XML UBL et XML CII (les 3 nouveaux formats de facturations de la réforme), celles-ci seront directement envoyées dans notre extracteur XML afin d’être lu et d’extraire les bonnes données contenues dans les XML structurés.
Enregistrement des factures : Cette brique permet de définir les étapes et les conditions nécessaires à la validation de la facture.
Approbation des factures : Cette brique permet l’import et l’archivage de la facture finale avec ses méta datas.
Export SI comptable / ERP : Cette brique permet d’exporter automatiquement les informations d’une facture dans un ERP cible.
Quel est l'impact sur les acteurs du cycle fournisseur
Exemples des interfaces et principales fonctionnalités
Portail fournisseur :
Le portail fournisseur permet à ces derniers d’importer directement leurs factures via un onglet d’import. Il permet également au fournisseur de suivre l’état de traitement des factures en temps réel via l’onglet « Mes factures ».
Portail client :
Le portail client donne l’accès, suivant les droits de la personne connecté, aux bannettes qui compose le workflow de traitement des factures fournisseurs.
Dans chacune des bannettes, vous pouvez retrouver l’ensemble des factures à traiter et renseigner les métas datas de la facture à l’aide d’un formulaire.
Liens utiles
Vidéo de démonstration du module Stratow Invoice : https://www.youtube.com/watch?v=gYQ3RC1xtX4
Plus d’informations : https://www.stratow.com/invoice
Vous souhaitez mettre en place un système de gestion de vos factures fournisseurs ?! Demandez une démonstration de Stratow Invoice en nous contactant à l’adresse suivante : sales@stratow.com
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